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Vom Autoschlüssel zur App

Für Frank Meier, Jahrgang 1969, stellen u. a. Urlaubs- und Städtereisen einen Ausgleich zum Wirtschaftsprüferberuf dar. Da seine Kinder fast erwachsen sind, hat er jetzt auch wieder mehr Zeit, sich in seiner Freizeit sportlichen Aktivitäten zu widmen. Der Expedition Wirtschaft gewährt er Einblick in die Welt einer mittelständischen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

 

#Wirtschaftsprüfer digital (6):

Wie digital arbeiten Wirtschaftsprüfer heute – und wie wird das in ein paar Jahren aussehen, wenn ihr auf Jobsuche geht? Für die Expedition Wirtschaft lassen sich einige Berufsangehörige auf ihren Schreibtisch bzw. auf ihren Laptop blicken. Da sie die Interna vieler großer und mittelständischer Unternehmen kennen, erfahrt ihr auch, wie weit dort die Digitalisierung schon fortschreitet.

 

Mein Name ist Frank Meier. Ich bin bei der FIDES Treuhand GmbH & Co. KG als Partner u. a. verantwortlich für Abschlussprüfungen. Die FIDES Unternehmensgruppe zählt ca. 350 Mitarbeiter (davon ca. 100 Berufsträger, also Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Rechtsanwälte) und hat Standorte v. a. im Nordwestdeutschen Raum, der Hauptsitz liegt in Bremen. Das Unternehmen wurde 1919 gegründet und besteht damit seit beinahe 100 Jahren. Wir bieten v. a. Dienstleistungen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, betriebswirtschaftliche Beratung von Unternehmern, IT-Prüfung und -Beratung, Steuerdeklarationen und steuerliche Gestaltungsberatungen sowie Beratungen in den damit zusammenhängenden Rechtsfragen an. Unsere Mandanten kommen aus alle Bereichen der Wirtschaft und sind vornehmlich mittelständische Unternehmen, aber auch Unternehmen von öffentlichem Interesse.

 

 

Busy Season

Die Prüfungstätigkeit beschäftigt mich hauptsächlich im ersten Halbjahr des Jahres. In dieser „Busy Season“, begleite ich oft mehrere Abschlussprüfungen parallel. Einige Prüfungen dauern nur ein paar Tage, bei anderen sind Mitarbeiter aber auch drei bis fünf Wochen mit der Prüfung von Jahres- und Konzernabschlüssen beschäftigt. Abschlussprüfungen sollen die Verlässlichkeit (inkl. Ordnungsmäßigkeit) der im Abschluss und Lagebericht enthaltenen Informationen bestätigen und insoweit deren Glaubhaftigkeit erhöhen. Den Bestätigungsvermerk und den Prüfungsbericht – als Ergebnisse unserer Abschlussprüfungen – unterschreiben und verantworten in der Regel zwei Wirtschaftsprüfer, ein auftragsverantwortlicher Prüfer, der die Prüfung plant und maßgeblich durchführt, und ein mandatsverantwortlicher Partner. Teamarbeit hat daher einen hohen Stellenwert im beruflichen Alltag. Bei Prüfungen arbeiten regelmäßig erfahrene Kollegen und  jüngere Kollegen zusammen. So können jüngere Kollegen Prüffelder unter fachlicher Begleitung durch erfahrene Kollegen weitgehend eigenständig bearbeiten. Die Digitalisierung erleichtert hier die ortsunabhängige Teamarbeit. Wenn ich gerade nicht selbst beim Mandanten sein kann, kann ich mich über entsprechende Softwareprodukte – egal von welchem Ort – online in die einzelnen Prüfungsvorgänge einschalten und offene Fragen mit meinen Kollegen vor Ort diskutieren.

 

Im zweiten Halbjahr, wenn viele Abschlussprüfungen bereits abgeschlossen sind, habe ich noch andere Aufgabenschwerpunkte. Dazu gehört u. a. die Qualitätssicherung unserer Tätigkeit: Ich stelle für die Kollegen/innen z. B. rechtliche Änderungen zusammen, die in der kommenden Prüfungssaison im Rahmen der Auftragsbearbeitung beachtet werden müssen. Außerdem bin ich Administrator für unsere Prüfungssoftware und sorge dafür, dass die Software stets aktuell und funktionsfähig ist. Vom Hersteller bekommen wir regelmäßig Updates, die ich mit einem kleinen Team von EDV-affinen Kollegen in einer speziellen Testumgebung erprobe, bevor sie den Kollegen für die nächste Prüfungssaison zur Verfügung gestellt werden. Ein weiterer Arbeitsbereich ist in dieser Zeit die Konzeption von Mandantenseminaren mit denen wir unsere Mandanten über aktuelle Themen informieren sowie die Konzeption, Organisation und Durchführung von internen Fortbildungen für die FIDES-Kollegen.

 

 

Mein Weg zur Wirtschaftsprüfung

Ursprünglich habe ich eine Ausbildung zum Speditionskaufmann absolviert. In diesem beruflichen Umfeld waren die Arbeitsabläufe allerdings oftmals wöchentlich wiederkehrend. Recht bald hat mich diese Tätigkeit nicht mehr ausgefüllt und ich habe ich mich daher entschlossen, ein Studium der Wirtschaftswissenschaft aufzunehmen, um das Feld möglicher beruflicher Tätigkeiten zu vergrößern. Zur Wirtschaftsprüfung kam ich dann eher durch Zufall: Meine Eltern kannten einen Steuerberater, der zunächst mein Interesse für die Steuerberatung geweckt hatte. Bei einem 6-wöchigen Praktikum bei der FIDES lernte ich dann den Bereich der Wirtschaftsprüfung kennen, der mich noch stärker interessierte.

 

In der Wirtschaftsprüfung stellen sich immer neue fachliche Fragen, für die man immer auf dem aktuellen fachlichen Stand bleiben muss. Der Charme besteht für mich neben dem Austausch mit den Mandanten auch in der fachlichen Zusammenarbeit mit den FIDES-Kollegen. Abgesehen davon, dass es im Berufsleben natürlich immer auch Sachverhalte und Situationen gibt, die einem weniger behagen, bin ich nach wie vor sehr zufrieden mit meiner Berufswahl. Wechselangebote habe ich immer ausgeschlagen, da mir die Abwechslung und das breite Aufgabenfeld der Wirtschaftsprüfer fehlen würden.

 

 

Von Aktenordnern im Auto… zum synchronisierten Arbeiten

Vor ca. 20 Jahren erfolgte die Abwicklung von Abschlussprüfungen noch weitgehend papiergebunden; eine Vielzahl von Prüfungshandlungen und deren Dokumentation wurden manuell (mit Papier und Bleistift) vorgenommen. Zu Beginn und zum Ende einer Abschlussprüfung mussten teilweise eine Vielzahl von Aktenordnern mit den Vorjahresdokumentationen etc. zum Mandanten transportiert und nach Abschluss der Prüfungshandlungen wieder zurück ins Büro befördert werden. Die Buchhaltung beim Mandanten wurde seinerzeit zwar schon mit Softwareprodukten in elektronischer Form geführt, allerdings waren eine Vielzahl dieser Programme noch nicht in der Lage, eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zu generieren. Diese mussten oftmals im Rahmen der Abschlussprüfung durch Zuordnung von Kontensalden auf die Abschlussposten zusammengestellt werden. Je nach Umfang des zu prüfenden Unternehmens konnte diese Tätigkeit mehrere Tage in Anspruch nehmen. Die heutigen Softwareprodukte des Mandanten und der FIDES erledigen diese Tätigkeiten mittlerweile in nur wenigen Minuten, so dass Abschlussprüfungen heute von administrativen Tätigkeiten entlastet sind und mehr Raum für interessante Prüfungstätigkeiten bieten. Durch die Digitalisierung der Prüfungsdokumentation entfällt heute auch der Transport von papiergebundenen Prüfungsakten. Und auch das Prüfungsvorgehen hat sich durch den Einsatz von digitalen Datenanalysen deutlich gegenüber der Vergangenheit verändert. Die Digitalisierung hält immer mehr Einzug in alle Lebensbereiche und damit natürlich auch in die Sphäre von Unternehmen.

 

 

Vom Autoschlüssel zur App

Das Thema Digitalisierung – welches aktuell in aller Munde und quasi täglich in den Medien zu finden ist – ist natürlich kein Selbstzweck, sondern soll die betrieblichen Abläufe von Unternehmen effizienter, sicherer und/oder qualitativ hochwertiger machen. Digitalisierung meint in diesem Zusammenhang aber nicht nur die Umwandlung von analogen Werten in digitale Formate (wie z. B. die Ablage eines Buchungsbelegs nicht mehr als Blatt Papier in einem Aktenordner, sondern als Bilddatei auf einem Datenträger), sondern auch die Entmaterialisierung. Stellen Sie sich einmal vor, dass sie Inhaber eines Unternehmens sind, welches Autoschlüssel für einen Automobilhersteller fertigt. Heute produzierte Autos lassen sich immer häufiger mittels einer App auf dem omnipotenten Smartphone öffnen und abschließen. Der materielle Autoschlüssel wird in eine Software dematerialisiert. Als Unternehmer sollten Sie sich vor diesem Hintergrund also fragen, wie lange die von ihnen produzierten Autoschlüssel als Produkt am Markt noch nachgefragt werden.

 

Diese Entwicklung dürfte vor kaum einem Unternehmen bzw. Geschäftsmodell halt machen, so dass sich grundsätzlich alle Unternehmer die Frage stellen müssen, ob bzw. wie lange sich ihr Geschäftsmodell vor dem Hintergrund der Digitalisierung noch am Markt in der aktuellen Form halten kann. Die Autoren Kreutzer/Land stellen in ihrem Buch „Dematerialisierung“ die Thesen auf, die m. E. eine zutreffende Prognose für die zukünftige Entwicklung geben:

 

„Alles was digitalisiert werden kann, wird auch digitalisiert werden.“ und

 

„Alles was sich automatisieren lässt, wird auch automatisiert werden.“

 

Für Wirtschaftsprüfer ergeben sich aus dieser Entwicklung spannende Aufgaben, sowohl im Rahmen von Abschlussprüfungen als auch Mandanten bei diesen Überlegungen mit betriebswirtschaftlichem Know-how zu begleiten und zu beraten (z. B. hinsichtlich Investitionsbedarf und Finanzierung).

 

 

Lernen von den IT-Spezialisten

Bereits vor über 15 Jahren hat FIDES auf den sich abzeichnenden Bedarf an Spezialisten im IT-Bereich reagiert und eine eigene Sparte „IT-Berater“ ins Leben gerufen, die neben der Begleitung von IT-Projekten bei Mandanten auch mit ihrem Know-how bei der Durchführung von Abschlussprüfungen (z. B. Analyse von IT-Prozessen oder digitale Analyse von Daten) unterstützen. Die Prüfungsteams setzen sich daher regelmäßig interdisziplinär zusammen und befruchten sich mit ihrem jeweiligen Fachwissen gegenseitig. Damit beide Seiten die gleiche „Sprache“ sprechen finden regelmäßig gemeinsame Workshops und Seminare zu Themen der Informationstechnologie und Abschlussprüfung statt.

 

 

Keine Berührungsängste!

Der Umfang, mit dem sich Abschlussprüfer im Rahmen ihrer Tätigkeit auch mit Sachverhalten und Fragestellungen der Informationstechnologie beschäftigen, hat sich in den vergangenen 20 Jahren, in denen ich in der Wirtschaftsprüfung tätig bin, stetig erhöht und wird sich auch in Zukunft weiter verstärken. Denken sie beispielsweise an die Abschlussprüfung eines Web-Shop’s bei dem vom Angebot, über die Bestellung des Kunden, die administrative Abwicklung im Unternehmen und die Auslieferung des bestellten Produkts ausschließlich digitale Vorgänge ablaufen und damit keine Papierunterlagen generiert werden, die als Prüfungsnachweis dienen könnten. Die Frage, ob alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß auch in der Buchführung bzw. im Abschluss abgebildet werden, ist dann nur noch durch einen Prüfer möglich, der sich auch mit IT-Prozessen und -Abläufen auskennt.

 

Die Durchführung von Abschlussprüfungen wird daher zunehmend eine Verzahnung von Kenntnissen über das Unternehmen des Mandanten und dessen Geschäftsprozesse sowie die entsprechenden Abläufen in den IT-Systemen (Applikationen und Schnittstellen) erfordern. Für Wirtschaftsprüfer und ihre Kollegen ist es von daher elementar, ein Verständnis für die Funktionsweisen und Abläufe in Softwareprodukten zu entwickeln, um zu verstehen, was in der „Black Box“ vor sich geht.

 

Die Devise lautet daher, sich mit der Digitalisierung offensiv auseinanderzusetzen, offen zu sein für Neues und die Zukunft mitgestalten zu wollen.