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Prozessoptimierung@home – Wie du dich mit Methoden aus der Organisationsentwicklung selbst organisierst

Ordnung ist das halbe Leben – gähn? Zugegeben, der Spruch ist alt. Aber nicht ganz unwahr, denn Chaos kann ganz schön lähmend sein. Das gilt auch für Unternehmen – und weil das so ist, gibt es im Managementbereich einige Tools und Regeln, nach denen Abläufe geordnet werden, um unternehmerisch erfolgreich zu sein. Solchen Regeln begegnest du früher oder später in der Betriebswirtschaft und in dem einen oder anderen Unternehmen, das du vielleicht einmal als Wirtschaftsprüfer*in kennenlernst. Das Besondere: Einige dieser Tools und Regeln sind auch für dich persönlich wertvoll – denn wenn du dir Zeit nimmst, deinen Alltag gut zu ordnen, steht dir der Rest (die andere Hälfte deines Lebens!) für die Verwirklichung deiner Aufgaben, Wünsche und Pläne und damit für deinen individuellen und beruflichen Erfolg zur Verfügung.

 

Den Anfang macht die klassische To-do-Liste: Sich zu notieren, was zu tun ist, ist zweifellos sehr hilfreich. Alles immer im Kopf zu haben, gelingt den meisten Menschen schlecht. Die To-do-Liste hat zwei Vorteile: Erstens führt sie vor Augen, welche Dinge anstehen. Zweitens kann man alles, was erledigt ist, auf der Liste abhaken oder streichen. Die schrumpfende Liste aktiviert das Belohnungssystem („Ja! Geschafft!“) und motiviert dazu, weitere Haken setzen zu dürfen.

 

 

Erst notieren, dann priorisieren: ABC-Methode

Die Erfahrung zeigt jedoch, dass bloße Listen für eine effiziente Planung von To-dos oft nicht ausreichen – besonders, wenn man auf mehreren Hochzeiten gleichzeitig tanzen muss. Dann ist Priorisierung wichtig. Im Unternehmenskontext werden dafür verschiedene Instrumente angewandt. Ein bewährtes ist die ABC-Methode. Sie folgt dem sogenannten Eisenhower-Prinzip der Priorisierung und wir haben sie schon ausführlich in unserem Blogbeitrag „Do it yourself – neuer Lebensabschnitt Studium“ vorgestellt. Hier noch mal in Kürze, worum es dabei geht: Mit der Methode nach dem besagten Prinzip ordnest du deinen Aufgaben Prioritätskriterien zu. Dieses Labelling sorgt dafür, dass du dich erstens nicht verzettelst, zweitens die richtigen Dinge zeitnah erledigst und drittens einiges getrost in „Ablage P“ verschiebst, anstatt dich ohne großen Nutzen damit aufzuhalten. So geht’s: -> Liste der Aufgaben erstellen -> Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit bewerten -> A-Aufgaben (wichtig und dringend) sofort beginnen/erledigen, -> Erledigung von B-Aufgaben (wichtig, aber nicht dringend) zeitnah einplanen, -> C-Aufgaben (dringend, aber nicht wichtig) wenn möglich jemand anders machen lassen, -> D-Aufgaben (nicht dringend und nicht wichtig) direkt in den Papierkorb befördern.

 

 

Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist eine beliebte Methode, mit der du 80 % deiner Wunsch-Ergebnisse in nur 20 % der insgesamt aufgewendeten Zeit erzielst. Es wird daher auch „Achtzig/Zwanzig-Regel“ genannt. Man könnte das Pareto-Prinzip mit der Großmutter-Weisheit „Das klügste Pferd nimmt die Hürden am knappsten“ vergleichen. Denn die bedeutendsten Fortschritte für das Erreichen eines Ziels machen wir in der Regel mit komprimiertem Aufwand. Willst du beispielsweise eine neue Sprache lernen und dich möglichst bald darin verständigen können, kommst du deinem Ziel bereits sehr nahe, wenn du den Grundwortschatz und grammatische Basis-Regeln erlernt hast: 20 % Sprachkenntnis erlauben dir 80 % Verständigung. Um die verbleibenden 20 % Verständigung zu erreichen, wirst du überproportional viel Zeit investieren müssen. Am Ende winkt als Belohnung zwar die perfekte Sprachbeherrschung – 100 % Verständigung auf allen Ebenen –, die Frage ist jedoch, ob du die Perfektion wirklich anstrebst bzw. brauchst. Anderes Beispiel: Du willst für eine Klausur lernen und die Zeit ist knapp? Dann versuche gar nicht erst, bei allem in die Tiefe zu gehen. Verzettelungsgefahr! Identifiziere stattdessen Prioritäten (s.o.), beschränke dich auf das Grundwissen/das Wesentliche. Das kannst du dir nach dem Pareto-Prinzip aneignen: 20 % der Zeit, die du fürs In-die-Tiefe-Gehen bräuchtest, reichen, um 80 % des klausurrelevanten Wissens wirklich „drauf zu haben“. Das zieht nicht unbedingt eine Eins plus mit Sternchen nach sich – aber eine bestandene schriftliche Prüfung. Bingo.

 

 

Clever & SMART

Vom Bestehen einer Prüfung bis zur Reparatur einer Stehlampe: Jede Aufgabe hat ein Ziel. Es ist wichtig, genau zu wissen, welches. Und es ist wichtig, dass dieses Ziel erreichbar ist – denn alles andere führt zu Frust und Misserfolg, im Unternehmenskontext genauso wie im Privaten. Die sogenannte SMART-Methode dient hier wie dort der Formulierung und Verfolgung von Zielen. Der Erfolg stellt sich (nur dann) ein, wenn alle SMART-Kriterien erfüllt sind. S steht für spezifisch: Dein Ziel muss konkret sein. M steht für messbar: Ob du dein Ziel erreicht hast, darf nicht im Bereich „gefühlte Wahrheit“ liegen, sondern muss evaluiert werden können. A steht für attraktiv: Dein Ziel muss erstrebenswert sein und einen Nutzen haben. R steht für realistisch: Setze dir niemals zu hohe oder absurde Ziele. T steht für terminiert: Ein Irgendwann bringt nichts – lege für jedes Ziel einen Zeitrahmen fest (sofern er nicht ohnehin von äußeren Bedingungen vorgegeben ist).

 

 

Langer Atem in kurzen Schritten: Timeboxing

Das Timeboxing ist ein Zeiteinteilungs-Verfahren. Es wird zum Beispiel im Projektmanagement genutzt. Erfolgreiche Manager wie Bill Gates und Elon Musk schwören darauf. Aber man muss kein Milliarden-Business führen, um vom Timeboxing zu profitieren: Die Bereiche, in denen es eingesetzt werden kann, sind zahlreich, und es lässt sich auch ganz einfach modulieren. Grundsätzlich geht es darum, die Tage in relativ kleine Zeit-Slots einzuteilen und kurze Pausen dazwischen einzuplanen. Du arbeitest beispielsweise in 25- oder 45-Minuten-Blöcken mit einer Pause von jeweils 5 Minuten. Gelegentlich planst du auch eine längere Pause ein – zum Beispiel für die Tageszeit, zu der du deiner Erfahrung nach ohnehin am unproduktivsten bist. So lassen sich auch langfristige und umfangreiche To-dos in gut überschaubare Schritte unterteilen. Das Beste daran ist: Durch die kurzen Zeitfenster, in denen du dich zwingst, produktiv zu sein, tendierst du weniger zum Aufschieben, denn die nächste „offiziell erlaubte“ Pause naht ja ohnehin. Während der Pause kannst und darfst du alles machen, was dich sonst von der Arbeit ablenken würde. Außerdem ist es von besonderem Vorteil, dass du durch die kurzen „Power-Work-Einheiten“ schnell Fortschritte sehen kannst. Diese kannst du wiederum auf deiner To-do-Liste abhaken (s. o.). Das steigert deine Motivation! Fun Fact: Das Timeboxing wird auch Pomodoro-Methode genannt. Ein italienischer Unternehmer nutzte eine tomatenförmige Küchenuhr, als er für sich selbst diese Form des Zeitmanagements entwickelte und anwandte.

 

Methoden des Selbstmanagements wirst auch du später auch in dein Berufsleben einbringen können. Besonders viel Selbstorganisation ist gefragt, wenn du Wirtschaftsprüfer*in wirst. Was dich in diesem spannenden und abwechslungsreichen Beruf sonst noch erwartet, erfährst du am besten, indem du mal „hineinschnupperst“ – zum Beispiel im Rahmen eines Tagespraktikums. Darum melde dich jetzt bei der Expedition Wirtschaft an und entscheide dich für einen Insight Day in einer der an unserer Initiative teilnehmenden Wirtschaftsprüfungspraxen.