Spesenabrechnung auf einem Bierdeckel?

Die Redewendung von der „Abrechnung auf dem Bierdeckel“ ist in Deutschland längst zu einem Sinnbild geworden, wenn es um Vereinfachung und weniger Bürokratie geht. Doch wie sieht es in der Praxis aus? Kann ein Bierdeckel tatsächlich als Beleg beim Finanzamt durchgehen?

Juristisch gilt: Spesenabrechnungen müssen nachvollziehbar und überprüfbar sein. Nach § 146 der Abgabenordnung sind Unternehmen und Selbstständige verpflichtet, Aufzeichnungen so zu führen, dass die Finanzverwaltung sie jederzeit prüfen kann. Dazu gehören klare Angaben wie:

• Datum der Ausgabe
• Betrag
• Zweck der Bewirtung
• Namen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer

Fehlen diese Angaben, verliert der Beleg seine steuerliche Gültigkeit, ganz gleich, ob er auf Papier, digital oder auf einem Bierdeckel notiert wurde.

Rein theoretisch könnte also auch ein Bierdeckel als Spesenbeleg anerkannt werden, solange alle Pflichtangaben vollständig und lesbar vorhanden sind. In der Realität scheitert es jedoch fast immer: Der Platz reicht nicht aus, die Schrift ist kaum lesbar oder Angaben fehlen. Damit bleibt der Bierdeckel eher ein Kuriosum als eine praktikable Lösung.

Der Bierdeckel ist also weniger ein ernsthaftes Instrument für die Buchhaltung, sondern vielmehr ein Symbol: Er steht für den Wunsch nach Einfachheit und gegen übermäßige Bürokratie. In der täglichen Praxis fahren Unternehmen und Mitarbeitende aber deutlich sicherer mit ordentlichen Belegen, ob in Papierform oder digital.

Ja, die Spesenabrechnung auf einem Bierdeckel ist theoretisch möglich. Praktisch bleibt sie aber eine charmante Ausnahme, die höchstens für ein Schmunzeln sorgt. Wirklich sicher ist man mit vollständigen, ordentlichen Belegen, auch wenn diese weniger originell sind als der Klassiker aus der Kneipe.